Temeljem odredaba članka 11 Zakona o udrugama (NN br. 88/2001) i članka 29. Statuta Pčelarske udruge „Bilogora“ (u daljnjem tekstu Udruga) na svojoj sjednici održanoj 27. veljače 2013.godine Upravni odbor Udruge donio je:
POSLOVNIK
O RADU UPRAVNOG ODBORA PČELARSKE UDRUGE „BILOGORA“ BJELOVAR
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Poslovnikom o radu Upravnog odbora Udruge (u nastavku teksta Poslovnik) uređuje se pitanja značajna za rad Upravnog odbora, koja nisu uređena Zakonom o udrugama i Statutom Udruge. Odredbe ovog Poslovnika obvezuju članove Upravnog odbora i sve ostale osobe koje na bilo koji način sudjeluju u radu tog organa.
Članak 2.
Odredbe ovog Poslovnika moraju biti u skladu s odredbama Statuta Udruge. U slučaju suprotnosti odredbi Poslovnika s odredbama Statuta Udruge, prednost u primjeni imaju odredbe Statuta.
Članak 3.
Upravni odbor u pravilu radi i odlučuje u sjednicama. Upravni odbor može donositi odluke i bez održavanja sjednice, na temelju konzultacije članova elektronskim putem, ako nijedan od članova Upravnog odbora ne zahtjeva održavanje sjednice, odnosno ne protivi se donošenju odluke putem konzultacija.
II. PRIPREMANJE SJEDNICE
Članak 4.
Sjednice Upravnog odbora održavaju se u pravilu svaku prvu srijedu u mjesecu, prema potrebi i češće, ali najmanje 4 puta godišnje.
Predsjednik Upravnog odbora ili članovi Upravnog odbora koji su inicirali donošenje odluke putem konzultacija članova, dostavljaju odsutnim članovima pismenim putem prijedlog odluke formuliran tako da se o njemu članovi mogu izjasniti sa “ZA” ili “PROTIV”. Uz prijedlog mora se dati i obrazloženje o razlozima takovog donošenja odluke. Ako odsutni članovi Upravnog odbora prihvate odlučivanje putem konzultacije elektronskim putem, moraju najkasnije u roku od četiri (4) sata od primitka odnosno najkasnije u roku od dvadeset četiri (24) sata od momenta slanja telefaksa ili e-mail poruke iz prethodnog stavka ovog članka,dostaviti telefaks, telegram ili e-mail odgovor u kojem će biti jasno i nedvojbeno izraženo kako je odsutni član glasovao. Nakon što primi izjave svih članova Upravnog odbora koji odlučuje putem elektronske konzultacije, predsjednik će zapisnički utvrditi kako je koji član glasovao i utvrditi da li je odluka donesena. Zapisnik će potpisati predsjednik i zapisničar, te će ga dostaviti članovima redovnim putem. Odluke donesene na način opisan prethodnim stavkom ovog članka, moraju se verificirati na prvoj slijedećoj sjednici Upravnog odbora.
Članak 5.
Mjesto održavanja sjednice određuje predsjednik Upravnog odbora odnosno osobe koje sazivaju sjednicu Upravnog odbora. Ako odsutni članovi Upravnog odbora ne prihvate način odlučivanja iz čl. 4. dužni su svoje protivljenje donošenju odluke, dostaviti predsjedniku Upravnog odbora ili članovima upravnog odbora koji su inicirali donošenje odluke i to u rokovima iz stavka 2. ovog članka. Ako se i po proteku roka od dvadeset četiri (24) sata od momenta slanja elektronske poruke iz stavka 1. ovog članka, odsutni članovi ne očituju, smatrati će se glas nevažećim. Ako za to postoje opravdani razlozi, predsjednik Upravnog odbora može produžiti rokove iz točke 2. članka 4.
III SAZIVANJE SJEDNICA
Članak 6.
Dnevni red sjednice Upravnog odbora predlaže predsjednik Upravnog odbora odnosno osobe koje u skladu sa Statutom imaju pravo sazvati sjednicu. Odlučivanje putem elektronskih konzultacija članova u pravilu će se provesti u hitnim slučajevima kada bi čekanje na sjednicu uzrokovalo nastupanje štete za Udrugu ili propuštanje kakve koristi, a u drugim slučajevima samo kada nije potrebno posebno raspravljati o prijedlogu odluke koja se ima donijeti.
Ako se ne provede odlučivanje putem elektronske konzultacija članova, predsjednik je dužan u razumnom roku sazvati redovnu sjednicu Upravnog odbora.
Članak 7.
Članovi Upravnog odbora pozivaju se na sjednicu pismenim pozivom li elektronskom poštom (mail). U pozivu za sjednicu obvezno će se naznačiti mjesto u kojem će se sjednica održati kao i prijedlog dnevnog reda. Uz poziv na sjednicu dostavit će se svakom članu Upravnog odbora pismeni materijal koji je neophodan za odlučivanje o pojedinim točkama dnevnog reda.
Članak 8.
Poziv za sjednicu i njegovi prilozi dostavljaju se članovima Upravnog odbora najkasnije osam (8) dana prije dana održavanja sjednice pismeno ili elektronskom poštom (mail).
Iznimno, u hitnim slučajevima, sjednica Upravnog odbora može se sazvati i u roku kraćem od osam (8) dana. U tom će se slučaju prijedlog dnevnog reda priopćiti članovima na samom početku sjednice, a pismeni materijali podijeliti neposredno prije početka sjednice. Predsjednik Upravnog odbora dužan je prije prelaska na prvu točku dnevnog reda, članovima Upravnog odbora iznijeti razloge za sazivanje sjednice po hitnom postupku.
IV. ODRŽAVANJE SJEDNICE
Članak 9.
Sjednicama predsjedava predsjednik Upravnog odbora, a u slučaju njegove spriječenosti dopredsjednik. U slučaju da su i predsjednik i dopredsjednik Upravnog odbora spriječeni, a Upravni odbor se može valjano održati, radom sjednice rukovodi član Upravnog odbora kojeg ovlasti predsjednik Upravnog odbora
Članak 10.
Predsjednik Upravnog odbora dužan je prije otvaranja sjednice utvrditi jesu li ispunjeni uvjeti za održavanje sjednice, odnosno da je sjednici nazočan natpolovičan broj svih članova Upravnog odbora.
Članak 11.
Dnevni red utvrđuje se na osnovi prethodno dostavljenog pismenog ili elektronskog poziva (mail), ili na početku sjednice. Član Upravnog odbora koji želi dopuniti dnevni red s novom točkom mora takav prijedlog predložiti ostalim članovima Upravnog odbora prije utvrđivanja dnevnog reda sjednice.
Upravni odbor najprije odlučuje o prijedlozima za dopunu dnevnog reda, a tek onda o prijedlozima koji se nalaze u pozivu za sjednicu.
Članak. 12.
Predsjednik Upravnog odbora dužan je, prije nego što zaključi raspravu o pojedinom pitanju, ocijeniti da li su raspravljeni svi elementi značajni za donošenje pravilne i zakonite odluke. Ako Upravni odbor ocijeni da se na temelju iznesenih i raspravljenih činjenica ne može odlučiti, može zatražiti dopunsko obrazloženje ili podatke i odrediti da će se o takvoj točki dnevnog reda odlučivati na slijedećoj sjednici. U svom zaključku, Upravni će odbor zadužiti točno određenu osobu za davanje dopunskog obrazloženja, odnosno prikupljanje dodatnih podataka, te će joj odrediti i rok u kojem je to dužan učiniti.
Članak 13.
Upravni odbor donosi odluku javnim glasovanjem većinom, podizanjem ruke. U slučaju jednako podijeljenih glasova smatra se da je donesena odluka za koju je glasovao predsjedavajući. U Upravnom odboru dopušteno je i glasovanje telefonom ili elektronskim putem, ako se nijedan od članova Upravnog odbora prisutnih na sjednici u konkretnom slučaju tome ne usprotivi, uz naknadnu pismenu potvrdu ili verifikaciju na prvoj slijedećoj sjednici.
Članak 14.
Član Upravnog odbora može se suzdržati od glasovanja samo u slučaju ako se odlučuje o nekom njegovom pojedinačnom pravu ili pravnom interesu. U svim ostalim slučajevima član Upravnog odbora mora se jasno i određeno izjasniti za ili protiv prijedloga odluke. Članovi Upravnog odbora koji su glasovali protiv usvojene odluke, imaju pravo tražiti da se u zapisnik unese njihovo izdvojeno mišljenje.
V. ZAPISNIK SA SJEDNICE
Članak 15.
Zapisnik mora sadržavati:
– redni broj sjednice Upravnog odbora,
– datum i mjesto održavanja sjednice,
– imena i prezimena prisutnih i odsutnih članova Upravnog odbora, s naznakom razloga odsutnosti
– imena, prezimena i funkcije prisutnih osoba koje nisu članovi Upravnog odbora, te ime i prezime zapisničara, vrijeme početka i završetka sjednice,
– utvrđeni dnevni red, iznesene prijedloge odluka po pojedinim točkama dnevnog reda o kojima se odlučivalo na sjednici, ako se ti prijedlozi razlikuju od odluka iz predloženog dnevnog reda,
– donesene odluke i zaključke po svakoj točki dnevnog reda s rezultatima glasovanja,
– imena i prezimena osoba koje su sudjelovale u raspravi, s bitnim sadržajem njihove rasprave.
Članak 16.
Zapisnik se izrađuje odmah na sjednici ili najkasnije u roku od pet (5) dana računajući od dana održavanje sjednice. Prijepis zapisnika sa sjednice, koji sadrži bitni sadržaj pojedinih rasprava te odluke i zaključke koje je donio Upravni odbor, u obliku izvoda iz zapisnika, u pravilu se dostavljaju članovima u roku od deset (10) dana od dana održavanja sjednice.
Samo, izuzetno, iz razloga koji se na narednoj sjednici mogu opravdati, zapisnik se može dostaviti najkasnije uz materijale i poziv za slijedeću sjednicu Upravnog odbora.
Članak 17.
Zapisnik na čije zaključke i odluke nije bilo primjedbi, odnosno zapisnik u kojem su, suglasno prihvaćenim primjedbama, izvršene izmjene, smatra se usvojenim.
Usvojeni zapisnik vlastoručno potpisuju: zapisničar i predsjednik Udruge
VI PRAVA I OBVEZE ČLANOVA UPRAVNOG ODBORA
Članak 18.
Član Upravnog odbora u obavljanju svoje funkcije ne smije koristiti svoje svojstvo člana Upravnog odbora radi stjecanja posebnih pogodnosti koje ne proizlaze iz tog svojstva.
Članak 19.
Svaki član Upravnog odbora ima pravo i obavezu:
– predlagati i provoditi nove programe i projekte u interesu članova Udruge,
– prisustvovati što većem broju sjednica UO-a,
– biti informirani o svim projektima Udruge,
– obavljati zaduženja koja mu se odrede na sjednicama UO-a
Članak 20.
Ako je član Upravnog odbora spriječen da prisustvuje sjednici, dužan je o tome obavijestiti predsjednika i to najkasnije dva (2) dana prije dana održavanja sjednice.
VII PREDSJEDNIK UPRAVNOG ODBORA
Članak 21.
(1.) Predsjednik Upravnog odbora organizira i rukovodi radom Upravnog odbora:
– saziva sjednice i rukovodi sjednicama Upravnog odbora,
– koordinira rad Udruge (podružnica, sekcija, ogranaka, odbora, radnih grupa),
– saziva sastanke s voditeljima sekcija, ogranaka i projekata
– utvrđuje postojanje kvoruma,
– utvrđuje prijedloge odluka i zaključaka, te ih stavlja na glasovanje,
– utvrđuje i objavljuje rezultate glasovanja o pojedinim prijedlozima koji su bili na dnevnom redu,
– potpisuje sve akte koje donosi Upravni odbor,
– određuje dugoročnu strategiju razvoja Udruge i uspostavlja kontakte s drugim udrugama i institucijama,
– brine se o tome da se u radu Upravnog odbora poštuju odredbe Zakona,
Statuta Udruge i odluka Skupštine Udruge.
(2.) Odredbe ovog poslovnika o predsjedniku Upravnog odbora odnose se i na osobu koja ga zamjenjuje za vrijeme njegove odsutnosti.
VIII JAVNOST RADA
Članak 22.
Upravni odbor u pravilu radi na sjednicama kojima sudjeluju samo članovi Upravnog odbora Udruge.
Na sjednice Upravnog odbora mogu se pozivati u svezi pojedinih točaka dnevnog reda određeni članovi Nadzornog odbora,Suda časti, blagajnik, povjerenik,voditelji izabranih sekcija.
Upravni odbor može odlučiti kada na sjednicu treba pozvati širu javnost.
IX ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 29.
Ovaj poslovnik stupa na snagu danom donošenja.
U Bjelovaru 27. veljače 2013. Godine
PREDSJEDNIK UDRUGE
Milan Jantolek v.r.